Changer de cabinet comptable : comment ça se passe vraiment.
C’est l’obstacle qui retient le plus de dirigeants insatisfaits de leur expert-comptable. On imagine des mois de blocage, un dossier retenu, une comptabilité à refaire. En réalité, la procédure est encadrée, et l’essentiel du travail ne vous incombe pas.
Voici le déroulement complet, dans l’ordre.
1. Vérifier votre préavis
Votre lettre de mission fixe la durée de votre engagement et le préavis à respecter. Dans la profession, la mission est en général conclue pour un exercice et se renouvelle ensuite tacitement, avec un préavis de trois mois avant la clôture.
Sortez votre lettre de mission et regardez ces deux points : la date de reconduction et la durée du préavis. Si vous ne la retrouvez pas, votre cabinet doit pouvoir vous en fournir une copie.
C’est ce préavis qui commande votre calendrier. Si vous souhaitez changer à la clôture, il faut avoir envoyé votre courrier trois mois avant, sans quoi la mission se reconduit pour un exercice de plus. Mieux vaut donc vérifier cette date avant toute chose.
Il est possible de quitter votre cabinet avant la fin de l’exercice. Selon votre lettre de mission, des frais de rupture anticipée peuvent toutefois s’appliquer : c’est un point à vérifier en même temps que votre préavis.
2. Envoyer votre lettre de résiliation
Une lettre recommandée avec accusé de réception, adressée à votre cabinet actuel. Elle mentionne l’objet, la date d’effet souhaitée et le respect du préavis prévu à votre lettre de mission. Si vous le souhaitez, je vous fournis un modèle lors de notre premier échange.
Un appel à votre cabinet avant l’envoi rend souvent l’échange plus agréable. Votre lettre, elle, n’a pas à être motivée : vous n’avez aucune justification à fournir.
3. Le contact entre les deux cabinets
C’est ici que votre implication s’arrête, ou presque.
La déontologie de la profession organise ce passage de relais. Le confrère pressenti prend contact avec le cabinet sortant avant d’accepter la mission. Ce contact permet de vérifier qu’il n’existe pas d’obstacle à la reprise du dossier, et d’organiser le transfert.
4. La récupération de votre dossier
Vos pièces comptables et vos justificatifs vous appartiennent : ils vous sont restitués.
S’y ajoutent les éléments que le cabinet sortant transmet pour permettre la poursuite de votre comptabilité, principalement le fichier des écritures comptables (FEC) et vos comptes annuels. Le FEC contient l’intégralité de vos écritures sur l’exercice, dans un format normé. C’est ce fichier qui me permet de reconstituer votre comptabilité telle qu’elle a été tenue, sans avoir à la ressaisir.
5. La reprise de votre dossier
C’est la partie qui demande du travail, et elle est de mon côté.
J’intègre votre FEC et je vérifie sa cohérence avec vos derniers comptes annuels. Si vous arrivez en cours d’exercice, je contrôle également les écritures déjà passées et je vérifie que ce qui a été déclaré correspond à ce qui a été comptabilisé.
Ce n’est pas une formalité. C’est ce qui me permet de repartir sur des bases sûres, de disposer de vos données de comparaison, et de m’engager sur les comptes que je vais signer.
La reprise d’un exercice en cours est facturée 200 € HT, une seule fois. Au-delà de quatre mois d’exercice écoulés ou si la comptabilité accuse du retard, elle est chiffrée sur devis après examen de votre dossier.
6. Le meilleur moment pour changer
À la clôture, c’est le plus simple. L’exercice est complet, le bilan est établi par le cabinet sortant, et je démarre sur un exercice neuf. J’intègre vos données antérieures pour disposer de vos comparatifs.
En cours d’exercice, c’est possible. La reprise est plus large, puisqu’il faut contrôler les écritures déjà passées. Une attention particulière est portée aux déclarations de TVA en cours, pour qu’aucune échéance ne passe entre les deux cabinets. C’est un point que je vérifie systématiquement.
Si la situation est bloquée, n’attendez pas la clôture pour en parler. Un dossier en retard, des déclarations non déposées ou un cabinet qui ne répond plus sont des situations qui s’aggravent avec le temps.
Vous envisagez de changer ?
Vingt minutes pour faire le point sur votre situation, votre préavis et le calendrier possible.
Questions fréquentes
Combien de temps dure la transition ?
Une fois le préavis écoulé et le dossier transmis, la reprise prend en général deux à trois semaines. Vous n'êtes jamais sans interlocuteur pendant cette période.
Que deviennent mes déclarations de TVA pendant le changement ?
C'est le point de vigilance principal, et il est traité dès la reprise. Nous identifions ensemble la dernière période déclarée par votre cabinet sortant et celle à partir de laquelle je prends le relais. Aucune échéance ne doit tomber dans l'intervalle.
Mon exercice est en retard, est-ce que vous reprenez quand même le dossier ?
Oui, sous réserve d'en mesurer l'ampleur ensemble. Un retard se rattrape, mais il faut savoir de combien de mois il s'agit et si les déclarations ont été déposées. C'est la première chose que nous regarderons.
Puis-je changer de cabinet si mon bilan n'est pas encore établi ?
Oui. La question est alors de savoir qui l'établit : votre cabinet sortant, si la mission le prévoyait et si le préavis le permet, ou moi, ce qui suppose une reprise plus complète. Nous en parlons avant de nous engager, pour qu'il n'y ait pas de zone floue sur cet exercice.
J'ai plusieurs sociétés. Faut-il tout transférer en même temps ?
Non, mais c'est souvent plus simple. Les préavis et les dates de clôture peuvent différer d'une structure à l'autre. Nous établissons un calendrier de reprise adapté à chacune.